matej.zelinka@gmail.com
+420 602 422 821
Time management trápí mnoho lidí, nejen každého manažera. Proto je několik pravidel, kterých bychom se měli držet a mít je neustále na paměti. Řídit se těmito pravidly je vesměs jednoduché a nezpůsobí nám nijak zvláštní problémy. Spíše je důležité se zastavit, zamyslet a být pánem svého času.
18.07.2014 (08:00), Worky, Všehochuť, komentováno 0×, zobrazeno 1710×
1. Dělat věci podle stanovených priorit
Je velmi důležité umět stanovit si priority. Každý by měl vědět, co je právě pro něj důležité a co není. Tyto priority bychom měli mít neustále na mysli a nedopustit, aby urgentní záležitost vytěsnila důležitou.
2. Delegování povinností
Co mohou dělat jiní, ať dělají jiní. Tak by bylo možné vysvětlit pojem delegování. Není možné, aby jeden člověk dělal všechno. Na základě zvolených priorit vybereme tu činnost, která je pro nás nejdůležitější, kterou ovládáme nejlépe a která nás nejvíce naplňuje. Veškeré ostatní povinnosti poté můžeme delegovat dalším lidem. Ti tuto činnost vykonají mnohem lépe a snáze, než bychom ji vykonali my. Mají jiné priority, jiné zájmy, jiné možnosti.
S tímto pravidlem mají největší problém zejména nedůvěřiví lidé, kteří si myslí, že jsou nenahraditelní. Nejraději by si všechno udělali sami a nikdo ostatní to nedokáže tak jako oni. Tento postoj není vhodný a jistě na něj brzy doplatí. Zde bych rád uvedl frázi, kterou jsem poprvé slyšel od profesora, přednášejícího na ZČU: Hřbitovy jsou plné těch, kteří si mysleli, že bez nich to nejde.
3. Efektivně využívat pomůcky
Snažíme se efektivně využívat ty nejlepší pomůcky, které máme k dispozici. Ušetříme si tím mnoho starostí, nepříjemností a především mnoho času. Pokud budeme používat nevhodné náčiní (nové si nechceme pořídit kvůli velké ceně nebo z lenosti), může se velmi snadno stát, že nakonec ztratíme mnoho času a nevyhneme se stresu, který vznikl právě z časové náročnosti úkonu. Je tedy potřeba pořídit si kvalitní (vhodné) pomůcky a využívat jich.
4. Systematické plánování času
Je důležité umět efektivně plánovat svůj čas. Můžeme použít mnoho plánovacích pomůcek. Mezi ně můžeme zařadit velmi známý diář nebo například plánovací software. Pokud si své povinnosti zapíšeme a rozvrhneme, získáme tím ucelený pohled na naší vytíženost, snadno si doplníme další povinnosti a předejdeme možné časové kolizi. Naopak, v případě nepoužívání této metody, tj. neplánování, může velmi snadno dojít k již zmíněné časové kolizi, kdy si najednou ?vzpomeneme?, že máme například sjednané dvě schůzky v tutéž dobu. Vzniká tím mnoho zbytečného stresu a spěchu.
5. Umět říci NE
Častým problémem je právě to, že lidé neumějí (nebo nechtějí), použít slůvko NE. Lidé se domnívají, že se jedná o odmítnutí, což ale není pravda: Omítáme nabídku, nikoliv člověka. Je potřeba si ujasnit, co pro nás daná nabídka znamená, jaké nám přinese výhody a jaké nám naopak může způsobit nepříjemnosti. Říci NE je obzvláště důležité, chce-li nás někdo připravit o náš čas, který máme určený na důležitější věci. Náš čas není o nic méně důležitější než čas kohokoliv jiného
6. Umět s věcmi "švihnout"
Ne všechny věci jsme schopni dělat. Důležité však je si uvědomit, že některou věc / činnost by někdo jiný udělal mnohem lépe, rychleji a kvalitněji. Umět včas odhadnout, na kterou činnost se nehodíme je velká výhoda. Ušetří se tím mnoho času?
7. Informovanost
V dnešní době jsou informace velmi důležité a cenné. Právě včasná a úplná informovanost je klíčem k dobrému zvládnutí času. Pokud jsou naopak některé informace neúplné nebo dokonce chybné, snadno dojde ke špatnému odhadu situace. Úkoly a čas si špatně rozvrhneme a dojde tak k velké chybě. Výsledkem může být časová nezvladatelnost a stres.
Úspěšnost manažera nebo firmy nespočívá v rychlosti, s jakou se pohybují pracovníci, ale mnohem více v rychlosti, s jakou se zpracovávají informace.
8. Rušivé vlivy
Velkým problémem mohou být právě rušivé elementy jako například telefonáty, návštěvy, náhlé a nehlášené porady, ? Je potřeba se umět těmto rušivým vlivům úspěšně bránit. Nečekaný telefonát může velmi zásadním způsobem narušit právě prováděný úkon. Zvláště, je-li obsahem telefonátu špatná zpráva, může být člověk ?rozhozen? a není již schopný po nějakou dobu koncentrace.
9. Časové rezervy
Vytvořit si ve svém plánu i časovou rezervu na případnou neplánovanou úlohu je také důležité. Ideální je naplánovat zhruba 60 % času a zbývajících 40 % si ponechat na případné spontální a neočekávané aktivity. Pokud nemáme ve svém časovém plánu žádný volný časový úsek a nemáme-li ani časovou rezervu právě pro tento případ, může dojít k velmi nepříjemné situaci. Může dojít ke stresové situaci a k nezvládnutí všech zvolených cílů.
10. Uspořádání pracovního místa
Zdánlivá maličkost, jakou je uspořádání a organizovanost svého pracovního místa, může být velmi zásadní. Vhodné uspořádání vytváří podmínky pro efektivní práci, zamezuje zbytečnému a časově náročnému hledání. Nepořádek často bývá vytvořen neznalostí, jak si pracovní místo uspořádat, někdy je systém vnucen (i nevědomě) kolegou či nadřízenými. Každý má však svoji individuální prostorovou inteligenci a podle toho si musí své pracovní místo uspořádat.
Diskuse pro článek Pravidla pro účinný Time management:
Přidat komentář: